Salah satu karakteristik sistem ERP adalah integrasi data, proses dan laporan, sehingga tiap bagian/departemen/divisi dalam suatu perusahaan akan saling terhubung diantaranya, baik secara proses maupun data. Keterlibatan dan peran aktif seluruh sumber daya perusahaan sangat dibutuhkan dan menentukan keberhasilan implementasi sistem ERP. Tidak bisa dihindari juga akan adanya perubahan yang terjadi di tiap bagian dalam perusahaan. Dalam proses implementasi ERP paling sedikit ada 3 perubahan yang terjadi.
1. Perubahan Teknologi
Penggunaan sistem baru tentu saja akan merubah adaptasi teknologi yang akan dipergunakan perusahaan, hal ini harus menjadi perhatian dengan melihat apakah tim internal sudah memiliki pengetahuan atau pengalaman yang cukup dalam teknologi baru yang akan dipergunakan. Ada kemungkinan setiap bagian/divisi/departemen menggunakan software yang berbeda dengan divisi lain. Dengan diimplementasikan sistem ERP, setiap bagian menggunakan software yang sama, sehingga diperlukan adaptasi terhadap software ERP yang baru diimplementasikan.
2. Perubahan Business Process
Pada umumnya implementasi sistem ERP akan melibatkan hampir seluruh bagian/divisi/departemen, karena itu biasanya akan terjadi perubahan dari cara kerja operasional perusahaan. Perubahan cara kerja/business process memungkinkan terjadi minimal, namun pada umumnya terjadi perubahan yang cukup banyak. Hal ini membuat perusahaan harus mempertimbangkan apakah kebutuhan sumber daya eksternal yang akan membantu implementasi sistem ERP hanya membantu sisi teknologi (point 1) atau perusahaan sebenarnya membutuhkan pihak luar juga yang dapat membantu memperbaiki business process yang ada saat ini.
3. Perubahan Kultur Perusahaan (Culture)
Kedua perubahan di atas, terutama perubahan business process akan berakibat pada perubahan cara kerja, yang pada akhirnya akan memaksa terjadinya perubahan kultur kerja perusahaan. Misalnya sebelumnya masing-masing departemen hanya fokus kepada kepentingan departemen mereka masing-masing, maka dengan sistem yang terintegrasi, terlihat semua harus bekerja sebagai tim dan harus memikirkan kepentingan perusahaan dibanding kepentingan satu departemennya semata. Perubahan kultur dalam implementasi ERP sistem menjadi hal yang paling banyak tantangan dibanding perubahan lainnya, apabila tidak ditangani secara serius dapat berakibat fatal. Contoh pihak pengguna/user tidak mendukung perubahan sistem karena dianggap lebih sulit digunakan.
( baca : Tahapan-tahapan dalam rangka Implementasi Sistem ERP )
Dari ketiga perubahan tersebut, bisa menjadi bahan pertimbangan apakah dalam proses implementasi sistem ERP perusahaan memerlukan sumber daya eksternal atau cukup dengan memanfaatkan sumber daya internal. Jika menggunakan sumber daya eksternal/konsultan adalah pilihan yang diambil, berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk menentukan konsultan tersebut :
1. Pastikan konsultan ERP tersebut menguasai Produk ERP yang diwakilinya, biasanya ini dapat dilakukan dengan cara interview dengan tim yang akan memimpin proyek, atau mencari informasi pengalaman dari tim dalam mengerjakan proyek ERP dari produk yang diwakilinya.
2. Pastikan konsultan tersebut mengerti industri dari perusahaan anda, misalnya konsultan yang selama ini menangani perusahan Bank atau finansial, kemungkinan tidak memahami proses retail bisnis anda. Dengan begitu rasanya kurang bijaksana memilih konsultan yang tidak memahami industri anda, karena biasanya mereka tidak mengerti apa yang menjadi tantangan industri anda, sehingga tidak jarang mereka akan menemui kesulitan untuk memberikan rekomendasi.
3. Komitmen perusahaan konsultan, apabila kedua hal di atas sudah terpenuhi, pastikan anda dapat mendapatkan komitmen tim konsultan yang anda interview akan terlibat didalam proyek.
4. Poin berikut ini bisa valid atau sangat tergantung dari masing-masing konsultan. Kita harus benar-benar memikirkan dengan seksama apabila anda memilih produk ERP yang secara lokal hanya diwakili satu institusi. Kita harus melihat dengan seksama kelanjutan institusi tersebut, karena perusahaan akan berhubungan dengan konsultan dalam jangka waktu yang cukup lama, selama kita menggunakan aplikasi tersebut.
5. Karena hubungan dengan konsultan akan menjadi sangat lama, maka menjadi suatu hal yang penting untuk membangun hubungan baik secara institusi maupun personal dengan konsultan. Apabila kita merasakan suatu kendala, Anda benar-benar harus mempertimbangkan pemilihan tersebut.