Quality Assurance Management
Modul Quality Assurance Management adalah sekumpulan fitur yang digunakan untuk mencatat, memonitor dan memberikan status atas barang-barang yang memerlukan atau diminta untuk dilakukan inspeksi terhadapnya.
Dengan mengimplementasikan modul Quality Assurance Management, maka user akan mendapatkan data/informasi terkait status kualitas barang pada fitur Storage dan Pallet, yaitu seperti status dari proses QA yang sedang berlangsung, dan jumlah yang dalam status release, on-hold, dan atau status NC (Non-Conformance). Dan untuk barang-barang yang memiliki masa inkubasi, maka user dapat melihat informasi masa inkubasi yang sudah berjalan dari produk-produk tersebut.
Dengan informasi tambahan yang dijelaskan tersebut, maka user dapat memonitor dengan sangat mudah dalam hal jumlah persediaan, dan juga kualitas dari setiap jumlah barang yang tersedia di gudang.
QA Setups & Configuration
Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan kategori dan jenis attribute pengujian (Test Attribute), metoda pengujian laboratorium, parameter pengujian dan status dari range hasil pengujian untuk masing-masing jenis dan kategori pengujian, serta pendefinisian jenis-jenis lab-method dari setiap product category yang dihasilkan oleh perusahaan dan ditargetkan untuk menjadi objek pengujian.
Untuk setiap jenis pengujian laboratorium (lab test method), user dapat menjadikannya sebuah product service, yang mana product service tersebut akan memiliki Bill Of Materials dan Cost product service tersebut. Sehingga dengan mekanisme demikian memungkinkan modul UniCore QA untuk melakukan posting terhadap biaya-biaya atas suatu transaksi pengujian. Mekanisme Lab Test sebagai Product Service juga memungkinan modul QA ini terintegrasi dengan modul Service (Work Order) untuk pengujian-pengujian berdasarkan permintaan baik dari internal sub-organisasi perusahaan maupun dari pihak customer.
Container Inspection
Container Inspection adalah sebuah fitur untuk mencatat hasil pengujian terhadap kondisi sebuah container ketika kedatangan maupun ketika akan digunakan untuk pengiriman. Status yang diberikan untuk sebuah container adalah keadaan eksterior dan interior container tersebut. Untuk interior user dapat memberikan status dari sisi keberadaan hama (pest), kondisi lantai, dinding, atap, pintu, seal, engsel/hinges, kebersihan, serta bau.
Untuk setiap container yang dinyatakan tidak layak untuk digunakan, maka user departemen QA kemudian dapat membuat dokumen perintah perbaikan atau rekondisi atas container tersebut.
Ship/Receipt Inspection
Fitur ini merupakan salah satu jenis dari proses konfirmasi atas setiap transaksi penerimaan barang dari supplier. Konfirmasi yang dimaksud adalah konfirmasi oleh bagian Quality Assurance tentang status atau kondisi barang yang diterima sebelum dapat digunakan lebih lanjut.
Tidak semua barang yang diterima memerlukan proses konfirmasi hasil inspeksi Quality Assurance, namun hanya produk-produk yang kategori nya ditetapkan sebagai barang yang memerlukan monitoring/inspeksi QA saja yang akan secara otomatis atau manual akan dibuatkan dokumen inspeksinya.
Product Inspection
Fitur Product Inspection diimplementasikan untuk mencatat dan memonitor sebuah barang dari hasil produksi ataupun inspeksi yang dilakukan oleh bagian QA atas barang-barang yang terdapat di sebuah lokasi.
Untuk produk-produk dan atau WIP yang merupakan hasil produksi, jika di setting di dalam resource output merupakan produk/WIP yang harus melalui proses monitoring QA terlebih dahulu, secara otomatis setelah selesai produksi barang tersebut akan di set dengan status “Incubation” atau “Pending Inspection/Lab Test”. Selama masih dalam status tersebut, data jumlah stock yang dalam kondisi release, on-hold atau NC di storage tidak akan disetting dengan sebuah nilai, sehingga dengan sendirinya produk/WIP tersebut tidak akan dapat digunakan oleh proses/fitur selanjutnya.
Khusus untuk produk/WIP yang memiliki masa inkubasi, sistem secara otomatis akan mengubah status QA Process di storage dan atau Pallet dengan status “Pending Inspection/Lab Test” apabila memang telah melewati masa inkubasi. Sementara untuk produk/WIP yang masih dalam status “Pending Inspection/Lab Test”, statusnya hanya akan berubah apabila bagian Quality Assurance telah mendapatkan hasil dari proses pengujian laboratorium.
Laboratory Test
Dari setiap barang yang sedang dalam status “Pending Inspection/Lab Test”, maka departemen Quality Assurance akan dapat membuat dokumen Pengujian Laboratorium. Di dalam fitur Laboratory Test tersebut user QA akan mencatat dan memonitor hasil lab. Dan kemudian untuk setiap hasil lab, berdasarkan definisi parameter pengujian seperti di jelaskan di atas, user atau sistem secara otomatis akan menetapkan status bagi barang/produk tersebut.
Setelah dari proses dokumen inilah baru kemudian jumlah dari masing-masing status barang (release, on-hold, atau NC) disematkan ke dalam data storage/pallet. Sementara itu untuk jumlah yang dinyatakan on-hold atau NC, maka sistem secara otomatis akan membuatkan draft dokumen On-Hold & Non-Conformance Disposition.
On-Hold dan Non-Conformance Management
Fitur ini digunakan untuk menindaklanjuti barang-barang yang dalam status on-hold dan atau non-conformance. Atas barang-barang dengan status tersebut, maka departemen QA kemudian perlu untuk melakukan inspeksi lebih mendalam terhadap barang tersebut. Sehingga dengan hasil inspeksi yang lebih mendalam, kemudian departemen QA benar-benar dapat membuat keputusan terhadap tindakan yang diperlukan atas barang-barang yang dalam status on-hold dan NC tersebut. Apakah akan dihancurkan atau di reproses?
Untuk barang-barang yang akan dihancurkan, maka sistem secara otomatis akan membuatkan dokumen Internal Use Inventory dengan tipe “Reject Product”. Sementara untuk yang disposisi reprocess, maka barang-barang tersebut akan dapat digunakan sebagai salah satu bahan baku dengan status produksi “Reprocess”.
Product Release Certificate
Untuk barang-barang yang dinyatakan telah release oleh departemen QA, maka akan dibuatkan dokumen Product Release Certificate, yang kemudian akan dapat dibuat sebagai sertifikasi release yang akan disertakan dalam pengiriman barang/produk tersebut ke customer yang memintanya.