Projects & Services Management
Project & Budget Proposal
Sebuah project dapat diawali dengan membuat proposal teknis dan anggaran biayanya terlebih dahulu. Dengan fitur ini user dapat mengajukan proposal pembangunan dan atau pelaksanaan sebuah project dengan struktur anggaran biaya yang mana proposal tersebut akan menjadi subjek bagi top management untuk memutuskan apakah layak untuk dieksekusi atau tidak. Untuk setiap project yang telah mendapatkan persetujuan (approval) maka langkah selanjutnya adalah pembuatan dokumen pelaksanaan project tersebut.
Project Budgetting
Project Budgetting atau penganggaran project dilakukan bersamaan dengan proses pengajuan proposal project. Di dalam fitur budget tersebut, user dapat mendefinisikan anggaran biaya yang dibutuhkan sejak awal hingga akhir pelaksanaan sebuah project. Di dalam fitur ini, definisi anggaran tersebut juga dapat diperinci hingga per-item barang dan biaya (expense) yang dibutuhkan atau hanya sampai kategori item dan atau biaya saja. Anggaran dengan metoda detail (diperinci) dimaksudkan untuk kebijakan audit secara detail sejak awal pengajuan proposal, namun dikarenakan sebagian besar project pembangunan bersifat dinamis akan kebutuhan item per-item barangnya, maka user pun memiliki pilihan untuk membuat anggaran bedasarkan kategori item/expense-nya.
Project Management (Single & Multi)
Sebuah project dapat berupa single project atau multi project. Dikatakan multi project apabila di dalam sebuah project terdapat sub-sub project. Sedangkan sebuah project sendiri adalah sebuah aktifitas pengadaan baik berupa pembelian langsung maupun pembangunan atas 1 atau lebih dari 1 buah asset.
Dalam setiap project dan sub-project user dapat mendefinisikan phase atau tahapan-tahapan pengerjaan dan dapat dikembangkan menjadi sebuah project timeline management jika diperlukan. Atas setiap phase yang telah didefinisikan, user dapat juga mendaftarkan karyawan atau pekerja yang terlibat didalamnya, yang juga dapat dikembangkan untuk diintegrasikan dengan pembayaran atas penggunaan man-hour atau komisi pengerjaan sebuah project jika diinginkan.
Project Issue Management
Adapun untuk mencatat penggunaan material, user menggunakan mekanisme issue material dari sebuah project setiap kali terjadi pemakaian material. Untuk mekanisme proses issue penggunaan material sendiri, user dapat melakukannya dari data proses transaksi permintaan dan perpindahan material (material request dan material movement), ataupun sejak pertamakali terjadinya transaksi penerimaan barang dari supplier.
Issue dari proses material request dan material movement dilakukan utamanya jika perusahaan bermaksud mengimplementasikan fitur anggaran project (project budgetting).
Work Order
Work Order pada dasarnya merupakan salah satu tipe project yang tidak diarahkan sebagai pembuatan asset, melainkan sebagai mekanisme jasa perbaikan terhadap sebuah asset. Fitur ini diimplementasikan untuk keperluan jasa (service) perbaikan terhadap sebuah asset milik organisasi di dalam internal perusahaan maupun sebagai jasa (service) perbaikan kepada customer/pelanggan perusahaan.
Untuk jasa kepada customer, maka atas setiap phase di dalam proses penyelesaian jasa perbaikan tersebut, user dapat membuat faktur penagihan (invoice) atasnya.
Untuk WO di dalam internal organisasi perusahaan, fitur ini dimulai dari proses Work Order Request dari user yang membutuhkan jasa perbaikan kepada sub-organisasi yang berfungsi memberikan jasa perbaikan. Kemudian sub-organisasi penyelia jasa tersebut memberikan response sebagai WO Confirmation yang di dalam proses konfirmasi tersebut menyebutkan perkiraan kebutuhan man-hour serta material baik dalam jumlah maupun harga/cost yang dibutuhkan.
Sama halnya dengan project, sebuah WO dapat dijabarkan kedalam beberapa phase (tahapan penyelesaian), perencanaan dan realisasi pemakaian man-hour dan material, serta karyawan atau pekerja yang menjadi anggota tim proses jasa perbaikan.
WO Issue Management
Fitur ini memiliki kesamaan dengan transaksi Project Issue, yang membedakan adalah tipe dari project itu, yaitu untuk penyelesaian Work Order dan bukan Project Asset, serta tidak memiliki budget tersendiri. Dengan kata lain untuk sebuah WO, penganggarannya ada dalam bagian aggaran internal sebuah sub-organisasi.
Project To Assets Processing
Setelah sebuah Project dinyatakan selesai dan diubah statusnya menjadi “Closed”, maka kemudian user dapat melanjutkan proses pembuatan asset dari total seluruh transaksi material dan expense yang sebelumnya telah di-issue untuk project tersebut.