Modul Accounting & Financial Management
Accounting Schema, Calendar & Period, COA management
Accounting Schema merupakan modul dasar pada Apliasi ERP kami yang berfungsi untuk menentukan nilai-nilai default dari skema dasar yang digunakan di dalam hampir keseluruhan proses transaksi khususnya transaksi keuangan dan material. Beberapa attribute yang ditentukan di dalam Accounting Schema adalah currency (mata uang) yang digunakan perusahaan, standard accounting/document period control, material policy (FIFO/LIFO), metoda & level penilaian material (Standard, FIFO, LIFO, Average :: Company, Organization, Batch), dll. Namun demikian untuk keperluan-keperluan detail lainnya, skema yang digunakan dapat di-overwrite pada detail implementasi seperti per material atau per kategori, per organisasi/cabang, dll.
Calendar Year & Period merupakan modul untuk menetapkan Kalender Keuangan, dan Period & Document Period Control. User menggunakan modul ini untuk menentukan tahun dan bulan kalender keuangan, serta tanggal-tanggal yang didefinisikan sebagai hari libur (non business day) perusahaan yang salah satunya juga digunakan oleh sistem absensi karyawan. Selain itu di dalam modul ini user dapat menetapkan apakah sebuah tipe dokumen dikatakan sedang dibuka atau sudah ditutup untuk bulan-bulan tertentu.
COA atau Chart Of Account Management, digunakan oleh bagian finance & accounting untuk mendefinisikan pola dan skema akun-akun perkiraan (account element) yang digunakan dalam proses operasional perusahaan khususnya dalam mencatat setiap transaksi keuangan. User dapat dengan mudah menambahkan atau menon-aktifkan sebuah akun perkiraan tanpa mempengaruhi proses yang sudah berjalan. COA Management sudah mendukung penggunaan sub-ledger, dan accounting dimension khususnya untuk Product/Material/Services, Business Partner (Vendor, Customer, & Employee), Organisasi/Cabang/Departemen, Sales Region, Activity, Campaign/Promo, Project. Dengan demikian akun perkiraan yang dibutuhkan menjadi lebih ramping namun sangat efektif dalam mencatat setiap transaksi keuangan dan keperluan pembuatan laporan keuangan. Selain itu di dalam modul ini, accounting user tidak dibatasi dalam penggunakan karakter dan format nomor perkiraan sehingga menjadi sangat fleksibel bagi user.
Costing Method (FIFO, LIFO, Standard costing, Avg invoice, Avg PO) Management
Dengan Apliasi ERP kami user dapat menentukan lebih dari satu penggunaan metoda dan level penilaian material sesuai dengan tipe/jenis kategori material dan kebijakan perusahaan. Sebagai contoh, untuk kategori material A user menetapkan metoda Average (Invoice/PO) dengan level penilaian “Company” sehingga akan menyebabkan perpindahan barang dari satu cabang ke cabang lain atau dari satu warehouse ke warehouse lain akan tetap menggunakan cost yang sama. Namun untuk kategori material B yang sangat dipengaruhi oleh kebijakan internal cabang/warehouse user dapat menetapkan penggunakan metoda FIFO (First In First Out) dengan level penilaian “Organization”, yang mana setiap perpindahan barang/material dari satu organisasi/cabang/warehouse akan menyebabkan perpindahan beban/cost pada organisasi/cabang/warehouse yang lain. Atau untuk material yang sudah cukup standard dan telah didefinisikan cukup baik oleh bagian finance & accounting, user dapat menetapkan penggunaan standard costing dengan automatic adjustment setiap periode nya.
Dengan auto costing system ini, setiap transaksi material dapat secara real-time mempengaruhi pergerakan dan perubahan kondisi keuangan perusahaan, yang pada akhirnya akan dapat menyajikan laporan keuangan dengan cepat bahkan real-time.
Real Time Posting & General Ledger (Budget & Actual) Management
Bukan hanya transaksi material yang dapat ter-capture secara real-time namun berlaku juga bagi semua transaksi operasional perusahaan yang diinput bersamaan dengan transaksi di lapangan akan dapat ter-capture secara real-time oleh bagian finance & accounting serta pihak management (yang diberikan akses untuk melihatnya). Sebenarnya inilah inti atau muara dari semua proses di dalam implementasi ERP System, real-time and automatic data processing.
Bahkan untuk transaksi-transaksi operasional perusahaan yang belum diintegrasikan di dalam ERP System, user accounting masih dapat mencatatnya juga sebagai real-time data transaction pada modul Jurnal Umum (General Ledger).
AP, AR & Credit/Debit Notes Management
Pada Sistem Aplikasi ERP kami, menyediakan fitur untuk mengelola Account Payable (AP) dan juga Receivable (AR).
Fitur AP Management ini berfungsi untuk mengelola biaya-biaya yang harus dibayar perusahaan baik dari pembelian material maupun pembelian jasa. Dengan fitur ini bersama dengan fitur Invoice (Vendor), Payment, Aging, Bank/Cash Account user dapat mengelola pembayaran dengan lebih tertata rapi dan tentu saja real-time sesuai dengan alur kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan. User dapat mengetahui aging atau tempo dari setiap biaya-biaya yang masih harus dibayar, serta mengatur pemilihan pembayaran.
Fitur AR Management berfungsi sebagai kebalikan dari fitur AP. Pada fitur AR yang dapat diintegrasikan dari modul Sales/Marketing (SO) dan juga dari modul Services, user mencatat dan mengelola pendapatan-pendapatan baik dari penjualan barang/produk maupun penjualan jasa. Seperti halnya AP, fitur ini juga memiliki keterkaitan dengan fitur Payment, Aging, Bank/Cash Account.
Credit/Debit Notes merupakan sebuah fitur untuk mengatasi perubahan-perubahan terhadap AP/AR. Sehingga dengan fitur ini, perusahaan dapat menerapkan perubahan-perubahan terhadap AP/AR tersebut sesuai dengan peraturan perpajakan dan standard keuangan dengan pencatatan yang auditable.
Tax (PPN, PPh/Withholding) Management
Aplikasi ERP kami juga telah mendukung penghitungan pajak, baik PPN maupun PPh sesuai peraturan perpajakan di Indonesia (aplicable to international standard). Bahkan jika diperlukan kami dapat mendukung urusan kepabeanan barang-barang import di dalam setiap transaksi material.
Fitur ini cukup fleksibel sehingga dapat dipastikan dapat memenuhi hampir keseluruhan jenis dan tipe perpajakan.
Letter of Credit (LC), Bank Account, Cheque Book, & Cash Book Management
Di dalam sebuah perusahaan lazim adanya penggunaan Bank Account, Buku Cek/Giro (Cheque Book), dan Buku Kas (Cash Book). Untuk itu modul ini akan sangat membantu user dalam mengelola Bank Account, Buku Cek/Giro serta Buku Kas baik kas besar maupun kas kecil, baik account di kantor pusat, maupun kantor cabang.
Jika perusahaan cukup intensif dalam penggunaan cek/giro dalam transaksi pembayaran, maka fitur Chequebook akan sangat membantu user dalam mengelola dan mengontrol penggunaan setiap kertas cek/giro yang masuk dan keluar.
Sistem Aplikasi ERP kami juga menyediakan fasilitas pencatatan dan tracking terhadap penjualan dengan menggunakan jaminan Letter of Credit (LC). Di dalam fitur LC ini user dapat mendefinisikan item-item dan atau constraints sesuai dengan standard international.
Actual Cost & Joint Cost Management (Product/Service Costing Reconciliation).
Fitur ini menjadi salah satu fitur unggulan pada Sistem Aplikasi ERP kami, yang tidak banyak sistem ERP lain miliki. Sistem ini berfungsi untuk melakukan rekonsiliasi cost pada sebuah departemen dan keterkaitan antar costing yang terjadi antar departemen untuk di-adjust secara dinamis kepada material/service cost dari setiap material/produk/service yang merupakan bahan baku (raw material), barang setengah jadi (WIP), dan barang/jasa yang dijual. Dengan penerapan mekanisme actual costing dan joint cost maka management dapat melihat alokasi biaya secara periodic dengan lebih tepat, sehingga memberikan gambaran yang lebih tepat pula atas setiap revenue dari barang/jasa yang diperdagangkan. Fitur ini dengan sendirinya akan mempermudah departemen akuntansi untuk membuat laporan keuangan yang tepat sasaran.
Payment (Full & Partial Payment) & Bank/Cash Statement Management
Fitur Payment merupakan pusat pengelolaan pembayaran atas biaya atau pendapatan yang keluar (AP) atau masuk (AR) ke perusahaan. User dapat melakukan dan memilih dengan sangat mudah pembayaran terhadap invoice(s) dengan payment term tertentu dengan penghitungan otomatis baik secara penuh (full payment) maupun sebagian (partial payment) serta secara cash ataupun bank transfer. Fitur ini juga digunakan untuk keperluan pembayaran dimuka kepada vendor perusahaan. Setiap transaksi pembayaran, ERP sistem akan secara otomatis menghitung sisa saldo kewajiban perusahaan terhadap seorang vendor dan atau customer, sehingga akan sangat mendukung bagi pengelolaan keuangan dan juga pengelolaan vendor dan atau customer.
Untuk setiap transaksi pembayaran dan pendapatan maka user perlu melakukan pencatatan terhadapnya sebagai transaksi sesungguhnya atas pengeluaran/pemasukan uang. Untuk kasus transaksi bank, biasanya perusahaan menggunakan rekening koran sebagai acuan pencatatannya, sedangkan untuk kasus transaksi kas, maka buku kas menjadi acuan setiap transaksi yang ada. Begitu juga di dalam ERP System yang kami tawarkan, fitur Bank/Cash Statement lah yang akan mengakomodasi keperluan tersebut. Fitur ini memberikan kemudahan dan kecepatan pencatatan. Bahkan jika diinginkan, bisa saja ERP Sistem terhubung secara langsung ke bank dimana perusahaan memiliki bank account untuk secara otomatis berkomunikasi dengan sistem perbankan untuk keperluan rekonsiliasi bank. Namun untuk itu tentu saja membutuhkan waktu dan biaya tambahan.
Recurring
Recurring system digunakan oleh user accounting untuk mengatur secara otomatis pencatatan terhadap jenis biaya-biaya dibayar dimuka yang masih harus di-adjust setiap periodenya. User hanya perlu mengatur sekali dan sistem akan secara otomatis menjalankan pencatatan adjustment terhadap biaya dibayar dimuka setiap periode sesuai aturan yang telah ditetapkan. Sistem ini menghindari faktor kealpaan user sehingga akan membuat sistem menjadi lebih tepat dalam setiap laporan per periodenya.
Customizable (Financial & Accounting) Reporting Management
Muara dari semua transaksi di dalam ERP System adalah laporan keuangan baik itu Trial Balance, Profit/Loss Statement, Balance Sheet, dll. Oleh karena itu Sistem Aplikasi ERP kami menyediakan sebuah fitur dimana user akan dapat dengan sangat mudah mendefinisikan bentuk dan laporan keuangan dengan berbagai kemungkinan kombinasi parameter yang diinginkan, seperti periode, vendor, customer, material, jenis/kategori material, kantor cabang/sub-organisasi, dll.
Fitur ini kami buat dalam sebuah mekanisme yang memungkinkan perusahaan untuk dapat membuat bentuk/format yang berbeda setiap waktu sehingga dapat disesuaikan berdasarkan keperluan dan timing tertentu yang pada akhirnya akan sangat mendukung bagi bahan dasar pengambilan keputusan management.
Performance Analysis & Reporting Management
Dengan fitur Dynamic Performance Analysis user juga dimungkinkan untuk dapat menyajikan laporan analisa performa keuangan perusahaan kepada user-user yang berfungsi sebagai pengambil keputusan di dalam perusahaan dalam bentuk bagan atau grafik. Tentu saja fitur ini dan juga fitur dynamic financial reporting akan sangat membantu bagi para manajer dalam pengambilan setiap keputusan baik jangka pendek maupun jangka panjang.
Assets Management
Assets Management merupakan sebuah kumpulan fitur yang berguna untuk mencatat dan mengelola data dan transaksi atas seluruh asset yang dimiliki oleh sebuah perusahaan. Dikaterogikan sebagai sebuah asset adalah product/material/intangible yang berdasarkan kebijakan dan aturan perusahaan serta sesuai peraturan perpajakan memiliki nilai minimal dan waktu/masa pakai tertentu sehingga memiliki periode depresiasi nilai sejak awal perolehan hingga write-off di akhir masa pakai.
Fitur yang termasuk di dalam modul assets management ini adalah fitur untuk pengelompokkan dan pencatatan asset berdasarkan kelompok asset, pendefinisian metoda depresiasi, penambahan nilai dan kuantitas, disposal, dan revaluasi atas asset.
Adapun di dalam Sistem Aplikasi ERP yang kami tawarkan, pencatatan dan pembuatan asset dapat dilakukan melalui berbagai macam proses, yaitu “create new” langsung pada window asset; melalui proses pembelian dan penerimaan barang; melalui proses pencatatan jurnal manual; melalui proses import data asset; serta melalui proses atau modul Project Management.